Как выстроить работу с удаленщиками, чтобы не развалить проект и отношения в команде

В диджитале классический офисный формат работы уже считается пережитком — те же самые задачи можно делать из дома, а коммуникацию с сотрудниками поддерживать в онлайне. Но есть и риски: нужно поддерживать командный дух и все контролировать так, чтобы «упряжка не разбежалась». Что делать, чтобы удаленка не отправила вашу компанию в тартарары?

Пожалуй, самый большой процент удаленки — в сферах digital, IT, финансах и ритейле. Крупные компании уже привыкли к такому формату после пандемии, а стартапам нет смысла снимать офис, когда команда только формируется.

Разработчики, маркетологи, продакт и проджект-менеджеры, hr- и pr-специалисты могут работать из любой точки мира. Как правило, это специалисты уровня middle и выше — у них достаточно хард и софт-скилов, чтобы выстраивать свою работу самостоятельно и вести собственные проекты. Наверно это одна из причин, по которой мидлы становятся точкой роста компании.

Джунам часто предлагают начать работу в офисе, поскольку им может потребоваться время, чтобы вникнуть в новые задачи.

В остальном наладить удаленную работу дешевле и проще. Интернет связывает все звенья цепи и бизнес полностью «происходит» в онлайне: внутренняя структура отделов, ведение проектов, взаимодействие с клиентами и пользователями, коммуникация среди команд.

Потенциально больший выбор кандидатов

Работодателям этот формат выгоден не только в кризис и пандемию. Поиск сотрудников не ограничивается одной локацией: многие опытные специалисты живут не только в разных регионах, но и в других странах. Не рассматривать их как потенциальный ресурс для компании по меньшей мере расточительство.

Удаленка как фактор лояльности

Удаленка давно не опция. Если для компании это ограничение, она будет сильно проигрывать более гибким и современным конкурентам. Из двух одинаковых вакансий соискатель скорее всего выберет ту, где можно работать из дома, пусть даже уровень зарплаты будет чуть ниже. 

Удаленку можно «упаковать» как преимущество

Похоже на предыдущий фактор, но это не всегда одно и то же. Если в корпорациях удаленка — привычный формат взаимодействия, то агентства иногда вынуждены придерживаться гибрида в силу каких-либо внутренних причин. Для сотрудников таких компаний удаленка сработает как весомый аргумент: не «кофе, печеньки, плейстейшн», а гибкое начало рабочего дня, комфортная домашняя обстановка и отсутствие отвлекающих факторов.

Экономия на содержании офиса

Аренда офиса, охрана, поддержание внутренней инфраструктуры, расходные материалы для сотрудников офиса, клининг — все это стоит немалых денег. А теперь представим, что офисов несколько… Конечно, удаленка тоже имеет свои финансовые издержки, но, как правило, они в разы меньше. А если необходимо собрать команду на переговоры или встречу с клиентом, всегда можно арендовать коворкинг или бизнес-лофт.

Возможные минусы

Новым сотрудникам может потребоваться больше времени, чтобы адаптироваться на новом месте: узнать негласные правила, разобраться во внутренних процессах компании, наладить деловую коммуникацию.

Некоторым людям сложно поддерживать свою дисциплину — они не лентяи, просто такова особенность. Чтобы они вовремя сдавали задачи и не срывали дедлайны, придется контролировать их чуть больше, чем остальных членов команды.

Время для себя, а не для дороги на работу

В среднем поездки в офис и обратно отнимают от полутора до трех часов в день. Если сотруднику приходится ездить в мегаполис из области, то еще больше. Удаленная работа экономит эти часы: их можно использовать, например, для домашних дел, больше времени провести с семьей, успеть съездить в спортзал. В конце концов, просто подольше поспать.

Рабочее место по своим правилам

Кто-то организует себе модульное рабочее пространство: большой стол, огромный монитор, игровое кресло с поддержкой спины. Для кого-то важна абсолютно неформальная обстановка и комфорт: завернуться в плед, общаться с любимой собакой, можно надеть плюшевые носочки и спокойно вытянуть ноги. В этом смысле интегрировать удаленку в домашнюю атмосферу становится эффективно: никто не отвлекает и эмоционального напряжения гораздо меньше.

Работу можно взять с собой

Командировка, поездка и даже путешествие в другую страну не отрывают от необходимых рабочих задач. Главное — правильно спланировать график и коммуникацию с коллегами. Это идеальный вариант для тех, кто встраивает свою работу в «кочующий» образ жизни.

На удаленке не нужен дресскод

Без комментариев 🙂

Возможные минусы

Конечно, бывает и наоборот: когда слишком удобно, рабочий настрой теряется. Стираются границы между домашним комфортом и деловой собранностью. Контролировать себя на удаленке становится несколько сложнее.

Другая крайность: сотрудник так вовлекается в свободу на удаленке, что гибкий график быстро переходит в ненормированный рабочий день. Решать задачи по вечерам и в выходные дни поначалу может и будет увлекательно и продуктивно, но быстро приведет к выгоранию.

Переходить на гибрид нужно структурированно: следует объяснить сотрудникам, по какой причине компания это делает, с кого начинает, сколько времени это займет. Так получится избежать обид и вопросов «почему им можно, а мне нельзя?».

Первыми переводить на удаленную работу стоит опытных и самостоятельных сотрудников: они работают стабильно и у них точно нет проблем с самодисциплиной. Их можно оставить «без присмотра» и знать, что ничего не развалится: тем самым они покажут пример остальным. Кроме того, это один из этапов адаптации новых сотрудников.

В любом случае, переход должен быть плавным. Если одновременно отправить из офиса домой весь коллектив, работа скорее всего просядет. Во-первых, с непривычки сотрудники могут путаться в процессах, во-вторых, еще и стрессовать. А поменять процессы за один день не получится. 

Кроме того, стоит оставить штаб-квартиру компании.

Это то, что касается управления командой, контроля задач и учета времени, а также коммуникации.

Коммуникация

Договориться об общем часовом поясе. Настроить работу так, чтобы команда могла работать над общей задачей или проектом по цепочке — то есть, не одновременно в моменте, а поэтапно. Каждый отвечает за свою часть и все действуют итеративно. Например, когда сотрудник на Камчатке в конце своего рабочего дня передает задачу тому, у кого только начался рабочий день по московскому времени. Получается, что никто не тормозит общую работу из-за разницы в часовых поясах.

Такая штука сработает, когда несколько людей в команде могут работать над одним продуктом независимо друг от друга и нет необходимости постоянно связываться в режиме реального времени.

Составить график и соблюдать регулярность. Например, установочные созвоны по понедельникам, контрольные по пятницам, каждые три недели — ретро и отчет по результатам работы отделов. Так у сотрудников будут четкие ориентиры, они будут укладываться в сроки и смогут подготовиться к новому созвону.

Соблюдать дисциплину. Внимание: не только труда, но и отдыха. Это важно, чтобы, с одной стороны, не выбиваться из нормальных дедлайнов и, с другой стороны, не «съехать» на ночные переработки. Кому-то придется верхнеуровнево за этим следить.

На созвонах включать камеры. Во-первых, так люди в команде видят эмоции друг друга — общение остается живым. Во-вторых, это мотивирует каждого быть собранным и не приходить на онлайн-встречи в пижаме — а значит, сохранять рабочий настрой.

Определить общие для всех способы связи. Например, срочные вопросы решать только в чатах в телеграме. Там же можно просто общаться. На созвонах в «зуме» или «гугл-мите» обсуждать заранее запланированные вопросы, а почту оставить для официальных деловых писем. Важно не смешивать каналы связи: не флудить в письмах и не расписывать объемные задачи отдела в личке.

Бизнес-процессы

Когда станет понятно, как именно команда будет общаться и вести задачи, нужно определить, где это будет происходить. На самом деле коммуникация и процессы идут в параллели и нужные средства определяются заранее.

На практике каждая компания подбирает рабочие сервисы, исходя из специфики бизнеса. Если в небольшом агентстве задачи можно вести в Трелло (ушел с российского рынка), то крупной компании могут понадобится масштабные планировщики собственной разработки.

Наиболее популярные таск-трекеры до недавнего времени: Jira, Asana, Trello. В связи с ограничением работы в РФ смотрим альтернативные сервисы:

Конечно список не финальный, вы можете использовать что-то свое. Кроме того, у многих сервисов взаимозаменяемый функционал.

Все нужные сервисы настроить заранее. Обязательно проверить, у всех ли есть учетки, кому из сотрудников нужен VPN и корректно ли он работает, хватает ли места в облачных сервисах, не «отваливаются» ли онлайн-конференции. Если что-то сломается в разгар рабочего дня, решать привычные вопросы придется дольше, часть задач придется переносить по срокам.

Обучение, мотивация, мероприятия

Если коммуникация — это скорее про рабочие созвоны, то придется продумать, как организовать живые встречи. Например, совместные выезды на день рождения компании или новогодний корпоратив. Обойтись без них можно, но они помогают сплотить коллектив. Кроме того, в условиях удаленной работы такие встречи приносят больше ярких впечатлений.

С обучением проще: как правило, это онлайн-курсы. Многие компании готовы оплачивать своим сотрудникам до 70% их стоимости в качестве мотивации или расширенного соцпакета. Самые популярные направления — IT, менеджмент, маркетинг, а также иностранные языки.

Большой выбор направлений обучения:

HR-менеджер агентства Digital Strategy Элина Иванова расставила акценты: идеальному «удаленщику» понадобится определенный набор привычек, скилов и черт характера. На что обратить внимание:

Фактический опыт работы на удаленке. Если человек хорошо понимает специфику работы в таком формате, скорее всего он будет собранным и сможет организовать рабочий процесс — не только для себя, но и для команды, если речь идет о руководителе.

Привычный режим работы. Кто-то привык основную работу делать в начале рабочего дня, а кто-то продуктивен вечером. Однако гибкий рабочий график не должен становиться ненормированным. Сразу уточняйте, насколько вы с сотрудником совпадаете по способу связи и «вилке» часовых поясов. Если придется часто общаться с клиентами, скорее всего нужно быть на связи в стандартном промежутке — с 9 до 18 или с 10 до 19 часов.

Навыки самоорганизации. Обратите внимание на то, по какому принципу специалист расставляет приоритетность задач. Спросите о том, какая роль у него была на других проектах, как часто он был оунером задач и каких именно.

Порядок в отчетности. Форма не так важна, но если кандидат работал в полном хаосе, то вряд ли вам будет комфортно работать вместе. Чтобы никому не пришлось подстраиваться, выстраивайте прозрачные процессы с самого начала.

И да, еще на этапе собеседования выясните, как человек работает более продуктивно — дома или в офисе. Возможно, ему больше подойдут настолки и арт-терапия вместо формальных зум-коллов.