Как в Digital Strategy перевели SEO-отдел на удаленку и всем понравилось

Проблема добираться до офиса каждое утро и вечером в час-пик стояла уже достаточно давно. Наконец, с развитием технологий, множество индустрий по всему миру выдохнули и перебрались на удаленку.

Наш офис расположен в центре Москвы, и у нас есть сотрудники, которые живут за городом, и дорога до офиса занимает 3 часа. С ними мы начали договариваться о смежном графике еще в далеком 2018 году. Сначала это было 2 или 3 дня в офисе, сейчас же просим приехать в офис только по праздникам или когда устраиваем неформальные активности: играем в настолки, читаем книжки, смотрим кино. Или если сотрудники сами хотят работать в офисе и им там комфортнее, чем дома.

Во времена ковида переезд отдела на удаленку стал массовым по понятным причинам. Теперь это наш основной формат работы.

Так как сотрудники из разных городов, и разброс часового пояса варьируется от -6 до +4 мск, то начало рабочего дня тоже плавающее.

Обязательно лишь быть на связи в течение дня и ходить на общие звонки: клиентские и командные. Видеовстречи планируются заранее в календаре, чтобы участники могли поставить галочки, что придут. Дальше все работают в комфортном для себя графике, корректируя рабочие часы под свои биоритмы, личную жизнь. Главное — чтобы задачи выполнялись качественно и в срок.

Задачи берем и распределяем по статусам в Планфиксе

Планфикс (коротко мы называем ее ПФ) — наша система управления проектами. Это как Трелло или Кайтен. Думаем, что-то из этого вам точно знакомо 🙂 

Задач можно брать сколько угодно и выполнять одну за другой. Они разные по объёму и удобно тегированы по срочности. Так, человек сначала сделает приоритетные задачи, нужные к определенному сроку, и не сорвет дедлайны. А еще это помогает распределить нагрузку и избежать ситуаций, когда человек мог сделать целых 10 задач, а срочной и очень важной на этот день была какая-то другая.

План на день прописываем в рабочем чате в Телеграме

В чате своей команды в Телеграме с начала рабочего дня каждый отписывается о том, что он взял в работу, с чего начнет, какие приоритеты и сроки.

Приоритеты помечаем цифрами от 0 до 3, где 0 — самое важное, 2 — среднее, 3 — можно оставить на потом. 

А в конце для кратко обозначаем итоги проделанной работы. Например, этапы завершенности можно обозначать эмоджиками: листик 🍂 — задача только в самом начале, росточек 🌱 — «взошло», то есть завершено. Или просто крестиком ❌ — не начато или не доделано, и галочкой ✅ — готово. 

Так менеджеры и руководители понимают, какая нагрузка у сотрудника, есть ли еще окошко для мелких задач, а еще это помогает вовремя заметить, не потерялась или не застопорилась ли какая-то из задач. Также актуальные сроки и статусы задач фиксируются в Планфиксе.

Работник, в свою очередь, самодисциплинируется, пропускает задачи через себя, расставляет в голове их порядок — с чего начать, где поднажать по срокам. И спокойно идет работать. 

1. По работе

Есть несколько обязательных регулярных созвонов для сотрудников:

2. Неформально

Подводя итоги, хотим перечислить плюсы удаленной работы для нашего SEO-отдела:

Об этом подробнее писали в этой статье.

☐ Зафиксируйте себе начало и конец рабочего дня, распланируйте перерывы на обед и несколько коротких перерывов по 15 минут между задачами.

☐ Подготовьте рабочее пространство. Ноутбук, письменные принадлежности, блокнот, стикеры с напоминаниями.

☐ Порядок на рабочем столе компьютера не менее важен. Чекайте почту, мессенджеры каждые 30–40 минут между задачами. На важные чаты можете поставить звуковые уведомления.

☐ Организуйте быстрые ссылки к важным страницам: проекты в таск-трекере, папки в телеграм чатах, ссылки на гугл-драйв.

☐ Ведите график обязанностей на день/неделю/месяц. Все, что повторяется в одно и то же время, впишите сразу, затем дополняйте ситуативными задачами. Так проще следить за нагрузкой и не перерабатывать, а еще ничего не потеряется. Ещё можно выделить задачи цветовым градиентом по степени важности.

☐ Фиксируйте созвоны в календаре, поставьте напоминания.

☐ Важные дела ставьте на начало рабочего дня, мелкие и более легкие — к концу. Так большое дело не будет висеть тяжким грузом, плюс на свежую голову пойдет легче.

☐ Советуем вечером выходить на свежий воздух — хотя бы на 30 минут. В магазин, а лучше просто прогуляться по парку.

☐ Вечером и в выходные все рабочие чаты — на беззвучный режим. 

☐ И конечно, высыпайтесь по возможности, не забывайте общаться с семьей и друзьями — так вы снимите психоэмоциональную нагрузку и себе и им 🙂